Modelo Básico de Atributos de Tarea
Atributos necesarios para soportar las operaciones elementales

Tanto si ya usa un moderno GMAO como si aun confía en procedimientos rudimentarios, hay un conjunto mínimo de atributos que necesita registrar para poder dar soporte a las operaciones elementales, p.ej. gestión, clasificación, informe, de sus tareas de mantenimiento, y un par de reglas para interpretar sus valores consistentemente.

Este artículo presenta un modelo básico para tareas correctivas ordinarias con el objetivo de estimular a los encargados inquietos que buscan confirmar o mejorar sus prácticas.


MNT es un GMAO que adopta este razonamiento


Sección de inicialización

La sección de inicialización acoge aquellos atributos requeridos para crear y diferenciar una tarea. Es deseable facilitar el registro de tareas reduciendo el número de atributos y documentando la normalización de entrada de datos y los valores por defecto.

Código/Título
Título en formato libre o código estandarizado
Descripción
Detalles significativos de la tarea, opcionales.
Tipo de solicitante
Tipo de solicitante normalizado
Nombre del solicitante
Nombre del solicitante de la tarea, opcional y en formato libre
Prioridad
Normalizado y con valor por defecto/omisión, prioridad relativa según el solicitante

Ejemplo:

Título/Código
A/A no funciona en habitación 303.
Descripción
Indefinido
Tipo de solicitante
PISOS
Nombre del solicitante
Indefinido
Prioridad
Indefinido

Algunos atributos se han dejado en blanco a propósito: Descripción y Nombre del solicitante son opcionales, y Prioridad debe tener valor por defecto, un hecho que se quería resaltar aquí.

La prioridad debe normalizarse, p.ej. puede definir BAJA, MEDIA y ALTA, estableciendo por defecto MEDIUM.

También el tipo de solicitante necesita normalización, p.ej. PISOS, RECEPCIÓN, CLIENTE, JARDINES, etc. En algunos casos, el nombre del solicitante puede ser significativo, p.ej. cuando el tipo de solicitante es CLIENTE, puede querer registrar el nombre del cliente que realiza la solicitud o reclamación.

Existe también la posibilidad de que el departamento de mantenimiento haya estandarizado las tareas de tal forma que un código corto dé a los operadores toda la información de un vistazo.

Ejemplo:

Título/Código
F/C-23-HAB-303
...

El departamento habría definido un esquema de codificación consistente en cuatro partes: categoría de la incidencia, tipo de incidencia dentro de la categoría, tipo de recurso afectado y recurso mismo. Los beneficios de un estándar de codificación recaen en la simplicidad con la cual se puede conseguir la clasificación de tareas.

Sin embargo, estandarizar los códigos requiere un profundo conocimiento del abanico de incidencias que pueden surgir. Los dos enfoques se pueden combinar para obtener mejores resultados.

Sección de control

Los atributos de control están sujetos a cambio durante el ciclo de vida de una tarea y ayudan al equipo a monitorizar el estado y otras propiedades transitorias de las tareas:

Estado
Estado actual de la tarea
Bloquea
Verdadero si el uso de un activo importante, p.ej. una habitación, queda bloqueado.

El estado de la tarea siempre se fija a NO INICIADO cuando la tarea se crea, e.d. es el valor por defecto. Estos son los estados que proponemos:

  • NO INICIADA: la tarea se ha creado pero aun no se ha atendido.
  • EN PROGRESO: al menos un trabajador está actualmente (en tiempo real) dedicado a esta tarea.
  • INTERRUMPIDA: después de alguna dedicación, la tarea hubo de interrumpirse por cualquier razón.
  • ERROR: los datos son incorrectos o dudosos y es necesaria su revisión por el creador o un supervisor.
  • CANCELADA: la tarea se desestimó pero se mantiene en el histórico.
  • COMPLETADA: la tarea se completó exitosamente.

Sección de autoría

Por último, puede ser necesario hacer seguimiento de la autoría de las tareas; esta es la forma más simple de auditoría y abarca básicamente dos atributos:

Creador
La persona que creó la tarea.
MT Creación
La marca temporal de creación de la tarea.

Hay atributos adicionales y procedimientos avanzados que mejorarían el modelo propuesto aquí, pero quedan más allá del ámbito de este articulo; de hecho, algunas técnicas son inconcebibles sin la ayuda de un sistema automatizado, tal y como un GMAO. Este y otros temas serán tratados en futuras publicaciones.

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Vea también

Productos y servicios

  • IDM: Identidades y usuarios.
  • MNT: mantenimiento de instalaciones.
  • Posh: punto de ventas.
  • FDK: recepción del hotel.
  • Cres: sistema central de reservas.
  • WebEn: motor de reservas web.
  • MProv: materiales and aprovisionamiento.
  • FooBar: bebidas y alimentación.
  • Hermess: mensajes y alertas.
  • Asma: activos fijos.
  • Fin: finanzas y contabilidad.
  • Humar: recursos humanos.
  • HotelFace: app de reservas para facebook.
  • SalMar: ventas y marketing.
  • HExped: interfaz con expedia.
  • Bro: consola de agente.
  • Chas: chat online.