Parte 2: Soporte para el proceso
Reglas y herramientas

La automatización es clave cuando la información es demasiado compleja o voluminosa para ser tratada informalmente o usando procedimientos rudimentarios. Las herramientas modernas deben proporcionar procesamiento y compartición eficiente de la información, además de mecanismos para definir autorización y permisos

Esta serie de artículos plantea cuestiones que un encargado de mantenimiento debería abordar cuando la caída de rendimiento desafíe las operaciones del departamento de mantenimiento.


MNT emplea GMAO para resolver todos estos problemas


¿Qué conclusiones puede sacar de cada tarea de mantenimiento?

¿Puede trazar los cambios realizados en cada tarea de mantenimiento? Una hoja de papel se emborrona muy fácilmente cuando varias personas trabajan en ella. No sabrá quién, cuándo o por qué realizó cambios en cada campo, pero la situación no mejora cuando usa un fichero compartido.

¿Cómo puede decir quién registró una incidencia, quién la atendió, cuánto tiempo llevó resolverla, qué dificultades afloraron, cuánto costó, qué materiales y respuestos se usaron, por qué fueron necesarios servicios externos?

¿Cómo lleva el día a día, a medida que el histórico de tareas crece?

¿Archiva algunas hojas/ficheros regularmente? Supongamos que cada noche pasa a limpio las tareas terminadas, tratándo de preservar tanta información relevante como sea posible, y prepara otra con los trabajos pendientes para el siguiente día. Suena a labor manual tediosa...

¿No teme equivocarse con tanto trasiego de información, movimiento, agregando y organizando manualmente? En cualquier caso, ¿podrá hacer algún tipo de buśqueda, ordenación o informe basado en los datos históricos?

¿Puede guardar cada trabajador la información que genera y usa?

¿Da soporte a los miembros de su equipo de mantenimiento para que puedan registrar cambios, como notas o cambios de estado, desde su lugar de trabajo? ¿Cómo actualiza el registro central? ¡Ni Ud. ni ellos desean perder información valiosa!

¿Cuenta con la disciplina y los conocimientos de tal procedimiento? De nuevo, ¿puede responder al quién, cuándo y por qué? Si cada uno lleva a cabo sus cometidos correctamente, aun debe hacer el agregado regular o algo similar.

¿Controla autoridad, coherencia y permisos en los documentos?

Cuando entrega la copia de un documento a alguien en relación con un trabajo activo, dicho documento perderá sincronía pronto. Entonces, ¿qué copia será la autoritativa?

¿Cómo aplica un esquema de permisos a un fichero u hoja, p.ej. puede querer que la fecha de creación sea de solo lectura; o si la tarea se asigna a un trabajador, no querrá que otros hagan modificaciones.

¿Puede servir con prontitud y fiabilidad desde el lugar del cliente?

Después de todo, son sus clientes quienes sufrirán las consecuencias de procedimientos inadecuados. Puede ser emabarazoso para sus empleados y decepcionante para sus clientes cuando no se les puede ayudar con una queja o, incluso peor, cuando una incidencia previa no fue debidamente registrada.

Más aun, el cliente puede necesitar de la atención de su personal en donde ellos se encuentran, y no en recepción. ¿Podrían sus empleados responder a incidencias previas o registrar una nueva en la localización del cliente?


¿Necesita superar todas estas dificultades?

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